Meillä on Volumissa ollut käytössä ja kokeilussa erilaisia työkaluja ja kanavia työasioiden viestintään. Emme varsinaisesti ole nähneet sen enempää vaivaa etsiäksemme uusia työkaluja ja aplikaatioita. Enemmänkin se on mennyt niin, että jollekin on tullut vastaan hyvän kuuloinen juttu, joka on otettu kokeiluun. Välillä ohjelman käyttöönoton opettelu on jäänyt vähemmälle, joka on johtanut siihen, että kokeilu on jäänyt lyhyeksi, kun on tullut tunne, ettei ohjelmasta olekaan siihen mitä siltä odotettiin. Osaksi on myös menty valtavirran mukana ja koitettu niin Facebookia, Google Drivea kuin perinteistä sähköpostiakin. Yksi merkittävä tekijä on myös raha. Tähän asti ollaan tultu toimeen ilmaisilla ohjelmilla mutta milloin tulee se hetki kun täytyy olla valmis maksamaan hyvästä ohjelmasta?

Jokaisessa ohjelmassa on puolensa. Tuntuu kuitenkin, että jokainen ohjelma on täydellinen vain tietynlaiseen viestintään. Tarvetta on usein nopealle, muutaman sanan viestinnälle. Välillä taas on enemmän ja tärkeämpää asiaa, joka pitää kirjoittaa auki ja jota muiden pitäisi pystyä kommentoimaan ja tarvittaessa muokkaamaan. Myös ToDo –listoja ja projektinhallintaa pitäisi pystyä tekemään. Lisäksi on tarve saada talteen tärkeitä kaikkia koskevia tiedostoja. Nopeaa muutaman sanan viestintää varten tulisi hyvä olla tavoitettavissa ja samaan aikaan ei haluaisi olla sidottu ja velvoitettu seuraamaan erilaisia kanavia, ettei mitään tärkeää mene ohi. Pitääkö sitä edes yrittäjänä olla koko ajan tavoitettavissa? Ajatuksia?

Meillä on ollut Whatsapp –ryhmä jo ikuisuuksia. Ryhmässä on käyty keskustelua niin työasioista kuin kaikesta mahdollisesta muustakin. Nopeaan muutaman sanan viestintään kanava toimii. Myös siksi, että sen kautta ovat kaikki hyvin yleensä tavoitettavissa. Ongelmat tulevat siinä kohtaa, kun viestiä pukkaa sellaiset 70 kappaletta vartin sisään ja se yksi raukka (Veera, anteeksi!) on laittanut puhelimestaan verkon pois päältä, joten kaikki viestit tupsahtavat puhelimeen kerralla ja jostain syystä vielä aivan eri järjestyksessä kuin ne ryhmään on oikeasti lähetetty. Tuon sekasotkun keskellä pitää ensin selvittää mistä on keskusteltu, mikä viesteistä on työasiaa ja mikä porkkanakakun reseptiä. Tämä on ollut ehkä yksi suurin syy miksi olemme halunneet siirtää työasioista keskustelemista muihin kanaviin. On tehty sääntöjä, ettei työasioita ilta-aikaan Whatsappin puolelle (juu, eipä vissiin. Haha..) mutta kun se nyt kuitenkin sattuu olemaan se mitä kautta kaikki saa kiinni helpoiten ja nopeiten kerralla. Kukaan ei myöskään halua enää yhtään uutta ryhmää Whatsappiin, jossa keskustellaan vain tietystä aiheesta.

Isompia ja tärkeämpiä asioita on tallennettu Driveen ja Dropboxiin. Hyviä siitä, että tiedostot pysyvät tallessa ja ne saa auki mistä vaan. Kansioita vaan tuppaa tulemaan turhan monta ja sinnekin voi pahimmillaan hukkua tärkeää tietoa. Lisäksi tietoturvariski näissä on ilmeinen… Siltikin edelleen yksi käytetyistämme työkaluista tiedostojen hallintaan.

 

screens

 

Olemme kokeilleet myös Slack –palvelua, jossa kokeilimme keskustella vain työasioista. Kokeilu päättyi melko lyhyeen, kun emme osanneet palvelua käyttää eikä oikein riittänyt motivaatio opetellakaan. Keskusteluita tuli monen eri aihepiirin alle ja taas piti seurata montaa eri keskustelua. Lisäksi emme saaneet toimimaan tiedostonjakoa eikä ToDo –listoja? Lyhyessä kokeilussa on ollut myös Google Keep ToDo –listojen tekoon. Kokeilu kaatui siihen, ettei se toiminut kaikkien puhelimissa (Apple vs. Android). Sähköpostin puolelle on siirtynyt lähinnä forwardoitavat viestiketjut, jotka tulee Volumin ulkopuolelta. Facebookiin on siirtynyt kevyempi viestintä ja välillä menee kuukausia, kun koko Facebook –ryhmämme on täysin hiljaa.

Uutena tuttavuutena ja erittäin varteenotettavana vaihtoehtona käyttöön on tullut Trello. Sinne saa niin ToDo –listoja, tiedostoja kuin viestintääkin ja kaikki vielä yhden ja saman palvelun alle! Eri aihealueilla on omat taulut, joihin jokainen saa lisättyä asiaa oman mielen mukaan. On helppoa, kun voi kirjautua vain yhteen palveluun josta näkee kaiken sen mihin yleensä tarvittiin kolmea eri ohjelmaa tai palvelua. Saa nähdä kuinka kauan tämä kokeilu jatkuu mutta toistaiseksi on vielä ainakin motivaatiota seurata Trelloa ja opetella käyttämään sitä vielä enemmän. Parasta, ohjelman taustan saa pinkiksi!

 


Apple

 

 

Seuraavaksi miljoonan taalan kysymys: mitä ohjelmasuosituksia teillä on meille kokeiltavaksi työasioiden hoitoon? Onko mielipiteitä ja kokemuksia Trellosta? Vinkkejä ja kokemuksia ilmaisista ohjelmista? Entä maksullisista?

T. Erika